Files

Files là gì

Files là nơi lưu tài liệu của Workspace. Ở đây bạn thấy File (tài liệu từ máy tính hoặc Google Drive), Page (trang ghi chú bạn viết trong ứng dụng) và Meeting Note (ghi chú cuộc họp) mà bạn được xem.

Bấm biểu tượng Files trên thanh bên trái. Thanh bên của khu vực Files hiện hai mục chính: All files và Meeting notes, cùng phần Starred bên dưới.

Danh sách All files

Bấm All files.

Trang Files mở ra với ba tab ở trên.

• All: tất cả File, Page và Meeting Note bạn được xem.
• Pages: chỉ các Page.
• My files: chỉ những mục bạn tạo.

Mỗi dòng trong danh sách hiện tên mục, người tạo, loại mục, ngày chỉnh sửa lần cuối và quyền truy cập.

Bấm Sort: Last modified để chọn thứ tự sắp xếp. Chọn Name để sắp theo tên.

Bấm biểu tượng kính lúp để mở ô tìm kiếm. Gõ để lọc theo tên.

Loại mục

Ba loại mục xuất hiện trong Files.

• File: tài liệu từ máy tính (ví dụ ảnh, PDF) hoặc tài liệu từ Google Drive (Doc, Sheet, Slides). Bấm tên để mở trong tab mới.
• Page: trang ghi chú bạn viết ngay trong ứng dụng. Bấm tên để mở trong ứng dụng.
• Meeting Note: ghi chú của một cuộc họp. Xem chi tiết trong bài Meeting Notes.

Quyền truy cập: Only me, Shared và My workspace

Cột cuối của mỗi dòng hiện một trong ba chữ.

• Only me: chỉ mình bạn thấy mục này.
• Shared: bạn đã mời thêm người, nhưng chưa mở cho cả Workspace.
• My workspace: mọi thành viên trong Workspace đọc được.

Tạo một Page

Bấm New page ở góc trên bên phải của trang Files.

Ứng dụng mở ngay trang mới với tiêu đề trống. Gõ tiêu đề, nhấn Enter, rồi gõ nội dung.

Page mới là Only me cho đến khi bạn chia sẻ.

Thêm một File

Bấm Add file ở góc trên bên phải.

Một pop-up hiện ra với hai lựa chọn.

• Upload: chọn file từ máy tính (tối đa 25 MB).
• Google Drive: dán đường dẫn một tài liệu trên Google Drive (Doc, Sheet, Slides hoặc PDF).

File vừa thêm xuất hiện ngay trong danh sách. File mới cũng là Only me cho đến khi bạn chia sẻ.

Mở một mục

Bấm tên mục trong danh sách.

Page mở trong ứng dụng. File mở trong tab mới. Meeting Note mở trang ghi chú của nó.

Chia sẻ

Chỉ người tạo mới chia sẻ được File hoặc Page của mình.

Bấm nút “…” ở cuối dòng, rồi chọn Share…. Hộp chia sẻ mở ra.

• Invite members: gõ tên hoặc email, rồi bấm Invite để mời người đọc.
• Access settings: chọn Private (chỉ người được mời đọc được) hoặc My workspace (mọi người trong Workspace đọc được).
• People with access: danh sách những người hiện đang được xem mục này.

Người được mời chỉ đọc được. Chỉ bạn sửa được nội dung Page hoặc File của mình.

Bấm Copy link ở chân hộp để sao chép đường dẫn.

Xóa

Chỉ người tạo mới xóa được mục của mình.

Xóa một Page. Bấm nút “…” ở cuối dòng, rồi chọn Delete. Ứng dụng hỏi xác nhận trước khi xóa.

Xóa một File. Bấm nút “…” ở cuối dòng, rồi chọn Remove. Ứng dụng hỏi xác nhận trước khi xóa.

Meeting notes và Starred

Bấm Meeting notes ở thanh bên để xem danh sách ghi chú cuộc họp. Xem bài Meeting Notes để biết cách tạo, ghi âm và chia sẻ ghi chú.

Rê chuột vào một dòng bất kỳ trong danh sách Files, rồi bấm ngôi sao hiện ra để gắn mục đó vào Starred. Các mục đã gắn sao hiện thành nhóm Starred ở cuối thanh bên để tìm lại nhanh. Bấm lại ngôi sao để bỏ.